Assistant(e) exécutif(ve)

Company: Organization Non-Gouvernementale

Job Type:
Full-time

Sector:
International Organisations

Location: Port-au-Prince, Haiti

Start Date: November 14, 2014

Posted On: Oct 14, 2014

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Assistant(e) exécutif(ve) at Organization Non-Gouvernementale

Job Description:

Fournir un soutien administratif et en secrétariat à la Direction nationale à travers une organisation, une coordination, une communication et une planification efficaces.

Principales responsabilités:

-Fournir un soutien administratif et en secrétariat professionnel et confidentiel à la Direction nationale
Supporter la Direction nationale dans la gestion quotidienne de son calendrier et dans les implications pour son agenda journalier, hebdomadaire et à moyen terme

-S’assurer que le Directeur national a toute la documentation pertinente de lecture avant toute réunion
Recevoir, filtrer et traiter les e-mails en s’assurant que les questions confidentielles sont traitées de manière rapide et confidentielle

-Imprimer les rapports, e-mails et pièces joints avec l’accord du Directeur national

-Gérer la correspondance reçue et répondre aux courriers pertinents

-Gérer la documentation reçue pour signature par le DN

-Coordonner tous les aspects des voyages du Directeur -national, y compris les arrangements de voyage, les processus de visa, les correspondances (connexions) et le transport routier, le logement, les exigences de sureté et de sécurité, les questions potentielles d’assurance et les exigences médicales pour certaines destinations spécifiques

-Coordonner les voyages avec des destinations multiples pour s’assurer que l’itinéraire est bien structuré pour -

-répondre aux besoins du Directeur national et des autres acteurs avec qui il se réunira. Ceci impliquera une coordination avec plusieurs acteurs dans différentes cultures.

-Gérer le budget du bureau du DN
Organiser les rencontres aux niveaux logistiques, restauration, etc.

-Organiser les événements internes et externes et les fonctions comme requis

-Préparer les ordres du jour pour les rencontres et, lorsque requis, prendre des notes pour les rencontres

-Retranscrire de façon exacte et professionnelle les documents de nature confidentielle ou très technique.

-Gérer et contrôler les dossiers et informations confidentielles

-Donner des soutiens divers comme les courses, les appels téléphoniques et d’autres messages, etc.
Supporter l’administration avec les arrangements majeurs et périodiques de réunion
Peut être requis de voyager de manière occasionnelle

-Communiquer l’ethos chrétien de la World Vision et faire preuve d’une vie spirituelle servant d’exemple aux autres

-Recevoir et suivre tous les documents venant pour signature à la Direction national

-Faciliter les rencontres du DN avec les membres du Conseil et fournir un soutien en secrétariat

-Donner un soutien en traduction au besoin

Job Qualifications:

Éducation:

-Diplôme en secrétariat trilingue

-Diplôme en Administration des Affaires

Connaissances et aptitudes:

-Parler couramment le français, l’anglais et l’espagnol
-Détenir de grandes aptitudes à l’écriture en français, anglais et espagnol
-Expérimenté en Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Visio) et Lotus notes
-Grandes capacités analytiques et capacité à synthétiser des questions complexes et sensibles
-Capacité de prioriser un agenda exigeant et parfois stressant
-Compétences organisationnelles éprouvées et attention aux détails
-Haut niveau de discrétion dans le traitement d’informations confidentielles
-Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité de travailler de façon efficace dans un environnement plurinational

Experience:
-5 ans d’expérience en gestion de bureau au niveau exécutif
-Expérience dans la coordination de rencontres exécutives et de besoins de restauration
-Expérience dans la réservation de voyages internationaux

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