ADMINISTRATIVE ASSISTANT

Company: World Vision

Job Type:
Permanent

Sector:
Administration & Office Support

Location: Port-au-Prince, Haiti

Start Date: October 21, 2015

Posted On: Sep 14, 2015

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ADMINISTRATIVE ASSISTANT at World Vision

Job Description:

OBJECTIF DU POSTE:
Fournir un support administratif aux différents départements en faisant preuve d’un sens poussé d’organisation, de communication et de coordination.
.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS:
• Soutenir les départements dans la gestion des calendriers et dans les implications aux agendas quotidiens, hebdomadaires et de moyen terme
• Recevoir, trier et traiter les correspondances en s’assurant que les questions confidentielles soient traitées avec rapidité et efficience.
• Recevoir tous les clients/visiteurs (internes et externes) du département et les diriger aux personnes appropriées dans le département.
• Gérer la correspondance entrante et répondre aux courriers pertinents
• Gérer la documentation entrante pour signature par les directeurs
• Coordonner tous les aspects des voyages pour le département y compris les arrangements de travail, les processus de visa, les connexions et les transports terrestres, l’hébergement, les exigences de sûreté et de sécurité, les questions possibles d’assurance et les exigences médicales pour des lieux spécifiques.
• Organiser les réunions en incluant la logistique et la restauration
• Organiser des événements et fonctions internes et externes comme requis
• Préparer des agendas de rencontres et, lorsque requis, prendre des notes dans des réunions
• Taper des documents de nature confidentielle ou très technique avec exactitude et de façon professionnelle. Garder et contrôler les dossiers et documents confidentiels
• Donner des soutiens divers, y compris les courses, les réceptions d’appels téléphoniques et de messages
• Supporter l’administration de façon périodique dans les arrangements de réunions majeures
• Communiquer l’ethos chrétien de la World Vision et démontrer une qualité de vie spirituelle qui est un exemple aux autres
• Recevoir et faire le suivi de tous les documents soumis pour signature
• Donner du soutien en traduction lorsque nécessaire

Job Qualifications:

• Diplôme en secrétariat trilingue ou en Gestion des affaires
• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire
• Parler couramment le français, l’anglais et l’espagnol (un atout)
• Détenir de grandes aptitudes à l’écriture en français, anglais et espagnol (un atout)
• Expérimenté en Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Visio) et Lotus notes
• Compétences organisationnelles éprouvées et attention aux détails
• Haut niveau de discrétion dans le traitement d’informations confidentielles

About World Vision

La World Vision International est une organisation chrétienne de secours, de développement et de plaidoyer consacrée à travailler avec les enfants, les familles et les collectivités afin de combattre la pauvreté et l’injustice. Inspirée par ses valeurs chrétiennes, la World Vision est déterminée à travailler avec les personnes les plus vulnérables du monde, peu importe leur religion, leur race, leur origine ethnique ou leur sexe.
La World Vision International intervient dans environ 100 pays et compte plus de 45,000 employés. Elle est établie en Haïti depuis environ 37 ans et travaille activement dans 3 départements du pays : l’Ouest (Port-au-Prince et La Gonâve), le Nord et le Plateau Central, apportant son aide dans les domaines de la santé, l’éducation, le développement durable et l’intervention d’urgence.

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