Administration Coordinator

Company: World Vision International -Haiti

Job Type:
Permanent

Sector:
Management

Location: Port-au-Prince, Haiti

Start Date: October 14, 2015

Posted On: Sep 14, 2015

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Administration Coordinator at World Vision International -Haiti

Job Description:

Coordonner l’assistance à la clientèle de la World Vision Haïti et la fonction administrative. Prendre la charge des services de gestion de la clientèle afin d’optimiser la satisfaction des employés. Soutenir la Direction financière et administrative dans les services, l’entretien et la gestion stratégiques des actifs et ressources de l’organisation.

• Coordonner la gestion des voyages (locaux et internationaux) et des hébergements et produit des rapports permettant l’amélioration de ces processus.
• Assurer la gestion des actifs de la WVIH, des assurances de ces actifs et participer aux enquêtes annuelles d’assurance en collaboration avec l’officier des actifs, l’officier de la flotte et le gestionnaire d'approvisionnement.
• Coordonner toutes les activités de la World Vision Haïti liées à la gestion administrative et assurer un soutien administratif pour des événements spéciaux, des formations et des ateliers. De plus, assurer la fourniture des divers services internes (services publics, entretien des biens et locaux, etc.)
• Coordonner la fourniture au staff des services de téléphonie mobile et produit des analyses de coûts permettant la prise de décisions
• Prendre en charge les liaisons avec le gouvernement : En collaboration avec le coordonnateur de la logistique, garder une trace de toutes les missions administratives avec le gouvernement relatives à l'enregistrement de la WVI et des licences (quitus et autres).
• En collaboration avec la Direction nationale et le coordonnateur de la logistique, prendre en charge la préparation des rapports annuels au gouvernement. Rester informé sur les changements de législation affectant les ONGs.
• Prendre en charge les questions juridiques: Garder une trace de toutes les questions juridiques et soutenir le Directeur administratif et financier dans le suivi avec les représentants légaux de la WVIH
• Superviser l’équipe de l’administration du bureau central et donner une supervision technique aux administrations régionales.
• Produire des rapports mensuels sur diverses données, telles qu’identifiées par la Direction administrative et financière (données de voyage, coûts de téléphone, questions juridiques, inventaires)

Job Qualifications:

Licence en administration des affaires ou en gestion ou une combinaison d’expériences pratiques pertinentes
Licence en sciences comptables ou discipline connexe (un atout)
Combinaison équilibrée d'au moins 3 ans d'expérience en administration dans ONGI et / ou entreprises à but lucratif
3 ans d’expérience dans un poste similaire
Connaissance de l'informatique en Microsoft Office, y compris Word, Excel et PowerPoint
Expertise technique et de supervision dans le développement des affaires des systèmes, des contrôles internes, des politiques et procédures
Maitrise de la langue française parlée et écrite, anglaise et l’espagnol serait un atout
Capable de travailler sous pression et de superviser une grande équipe
Spécialiste en voyage certifié ou équivalent ou expérience dans la gestion des voyages

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