Assistante Administrative

Company: Terminal Maritime

Job Type:
Full-time

Sector:
Marine & Services

Location: Port-au-Prince, Haiti

Start Date: May 15, 2016

Posted On: Apr 15, 2016

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Assistante Administrative at Terminal Maritime

Job Description:

• Réceptionner et suivre les courriers, notes, mails (externes et internes).

• Rédiger et/ou mettre en forme divers documents (courriers, mails, comptes rendus, rapports, ...).

• Assurer la diffusion et la circulation de l’information auprès des personnes concernées.

• Contrôler les courriers des départements avant présentation pour validation et/ou approbation.

• Gérer les appels téléphoniques : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l’interlocuteur.

• Assurer le classement et l’archivage.

• Travailler avec les partenaires extérieurs, fournisseurs, Agences maritimes,...

• Préparer, centraliser les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous.

• Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités.

• Rédaction de notes, éléments langage pour réunions, convocations, ...

• Commande plateaux-repas, réservation restaurant.

• Gérer les retours d’information concernant les dossiers transmis.

• Suivre les courriers sélectionnés annotés par le Manager des Services Généraux.

Job Qualifications:

• Diplôme de secrétariat ou formation en administration.
• Capacité à travailler en équipe.
• Sens de l’organisation, réactivité, rigueur.
• Très bonnes qualités rédactionnelles.
• Maîtrise de l’outil informatique : logiciel courrier, • Word, Excel, Power Point, internet (Outlook, ...).
• Veiller au respect des délais et procédures (connaître les règles administratives).
Discrétion, confidentialité, disponibilité (permanences à assurer).

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