Assistante Adminitrative

Company: Papeterie

Job Type:
Full-time

Sector:
Administration & Office Support

Location: Port-au-Prince, Haiti

Start Date: August 19, 2016

Posted On: Jul 19, 2016

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Assistante Adminitrative at Papeterie

Job Description:

Organiser et réaliser son travail en référence aux procédures établies tout en tenant compte des instructions ponctuelles données par la hiérarchie.
Assurer la circulation de l’information entre la Direction Commerciale et les autres départements.
Prendre en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la Direction Commerciale avec les services internes et les organismes externes.
Assurer la planification des rendez-vous et la prise en charge des visiteurs de la Direction Commerciale.
Effectuer les opérations classiques de secrétariat : Saisie et traitement de données ou de textes, photocopie, archivage, ouverture et/ ou affectation du courrier, rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau.
Assurer les suivis relatifs à l’affectation des matériels roulants.
Assurer les suivis relatifs à l’entretien des bureaux et espaces communs du département Commerciale.
Gérer la petite caisse (Renflouement, dépenses et rapport).
Prise en charge des réunions mensuelles et trimestrielles.
Réaliser et/ou centraliser les comptes rendus des réunions au besoin.
Organiser de concert avec les départements concernés les déplacements des employés.

Cette liste de tâches n'est qu'une ébauche des activités que l'Assistante Administrative sera appellée à executer.

Job Qualifications:

Diplôme en secrétariat d’une école reconnue.
Diplôme universitaire en administration un plus.
Minimum trois ans d’expérience dans un poste similaire.
Excellentes capacités interpersonnelles et de communication.
Capacité pour gérer plusieurs tâches avec un minimum de supervision et d’interagir avec différents types d’interlocuteurs.
Maitrise de Microsoft Office.
Maîtrise du Français et de l’anglais lu, parlé et écrit.
Disponibilité immédiate.

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