Assistant Administratif

Company: TECHNOSERVE

Job Type:
Temporary/Contract/Project

Sector:
Administration & Office Support

Location: Port-au-Prince, Haiti

Start Date: September 19, 2016

Posted On: Aug 24, 2016

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Assistant Administratif at TECHNOSERVE

Job Description:

• Préparer les correspondances pour les agences gouvernementales et le bailleur de fonds.
• Faire le suivi administratif des dossiers.
• Préparer et distribuer les minutes des réunions du staff et des rencontres avec les différentes parties prenantes du programme.
• Recevoir les visiteurs, répondre au téléphone et faciliter la communication interne et externe.
• Aider au niveau du classement et au suivi des dossiers, participer au maintien du système d’archivage physique et électronique et à sa mise à jour en continu.
• Assurer le suivi avec les entrepreneurs participants au programme ainsi qu’avec les consultants fournisseurs de prestations de services.
• Assurer la cohésion des procédures entre les programmes de soutien aux entrepreneurs au MCI.
• Participer à l’organisation des différents évènements (par exemple, séminaires, ateliers, retraites ...).
• S’assurer que le bureau est suffisamment pourvu de fournitures nécessaires.
• Préparation de certains documents (correspondances, notes, rapports…) et outils (textes divers et propositions…) nécessaires au programme et revue de certains documents (analyses, commentaires, corrections, mise en forme…).
• Participer à l’évaluation des idées de projets soumis dans le cadre des différents programmes d’accompagnement.
• Participer à l’animation et à la gestion logistique de certaines séances d’information et de formation dans le cadre des programmes d’accompagnement des entrepreneurs.
• Aider les équipes en place dans la gestion et la coordination de leurs emplois du temps.
• Accompagner et supporter tout le personnel dans les démarches administratives et logistiques (transport, téléphones, jours fériés, matériels de projet, distribution, etc.).

Autres tâches

Cette description de poste est destinée à décrire la nature générale et le niveau de travail de cette position, et n’est pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises des individus dans ce rôle. Le candidat sélectionné devra effectuer d'autres tâches assignées par sa / son superviseur direct.

Job Qualifications:

• Éducation: BAC +3/4 dans le secteur gestion/économie/finance /comptabilité
• Formation dans le domaine de la gestion de projet et en entrepreneuriat sont des atouts.
• Minimum d’ 1 an d'expérience à fournir un soutien administratif au personnel de bureau.
• Expérience dans une organisation non gouvernementale est un atout.
• Expérience dans le secteur de l’entrepreneuriat est un atout.
• Communication: Capable de travailler et converser efficacement avec tous les niveaux de collègues, clients et autres contacts externes
• Être compétent en MS Office, Excel, spécialement dans le formatage et la conception de tableaux et de présentations visuelles tels que Power Point.
• Maitrise de la langue française et du créole.
• Capacité à travailler sous pression
• Capacité à travailler en autonomie et en équipe
• Esprit d’initiative

About TECHNOSERVE

Technoserve travaille de concert avec des entrepreneurs dans le monde en développement dans le but de renforcer des exploitations agricoles, des entreprises et des industries compétitives. Nous sommes une organisation à but non lucratif qui développe des solutions entrepreneuriales pour lutter contre la pauvreté. Avec plus de quatre décennies de résultats tangibles, nous croyons en la puissance de l’entreprise privée pour transformer des vies.
Dans le cadre de projets financés par la BID la TechnoServe fournit au Ministère du commerce et de l’industrie des services d’Assistance Technique visant à l’accompagner dans la conception et la mise en œuvre de ces projets mais également à renforcer les capacités du MCI. A l’heure actuelle deux équipes accompagnent le MCI, en particulier le CDEE (Centre de Développement de l’Entreprise et de l’Entrepreneuriat) et le SGMPI (Service de Gestion des Micro Parcs Industriels).

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