Secretaire Administrative

Company: Agence de Produits Pharmaceutiques

Job Type:
Full-time

Sector:
Administration & Office Support

Location: Port-au-Prince, Haiti

Start Date: July 01, 2019

Posted On: May 30, 2019

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Secretaire Administrative at Agence de Produits Pharmaceutiques

Job Description:

• Travailler de conseil avec la secrétaire du Directeur Général
• Répondre et acheminer les appels aux personnes concernées et prendre les messages pour ceux qui ne sont pas disponibles
• En cas de commandes, transférer les appels au service à la clientèle ou à la salle de vente
• Transférer tous les appels de la direction à la secrétaire du Directeur Général
• Assister le personnel de la PROPHALAB à faire des photocopies
• Faire le suivi des demandes d’autorisation de dédouanement et des demandes de permis d’importation.
• Préparer et transmettre les demandes de DPI à SGS.
• Faire le suivi afin d’obtenir les AV
• Classement et suivi des dossiers d’enregistrement sanitaire
• Faire le suivi des dossiers des enregistrements sanitaires, des médicaments et de renouvèlement (homologation)
• Préparation des dossiers d’enregistrements sanitaires qui sont présentés à la DCP.
• Mise à jour de la liste des dossiers d’enregistrement sanitaire
• Préparation des dossiers d’importation relatifs aux différentes commandes/arrivages, s’assurer de la conformité et que tous les documents nécessaires ont été expédiés au « broker »
• Faire le suivi du paiement des bordereaux de douane
• Gestion des stocks des produits ménagers, matériels de promotions, de bureau et des étiquettes.
• Recevoir les différentes réquisitions des matériels de bureau et s’assurer du suivi
• Recevoir les rapports hebdomadaires des différentes sections et les soumettre à la direction
• Faire le suivi des paiements des factures, des chèques qui lui auront été remis
• Réception des lettres et colis et les acheminer aux personnes concernées
• Toutes autres taches connexes.

Job Qualifications:

• Capacités organisationnelles
• Compétences de communication claires et professionnelles
• Compréhension de l’anglais et de l’espagnol
• Initiative et dynamisme
• Connaissances en informatiques
• Honnêteté et discrétion
• Compétences efficaces en gestion du temps
• La capacité à faire face à la pression, aux délais et au multitâche
• Professionnalisme

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