Human Resources Assistant at Children of the Promise

Job Description:

Position: Full-time, 40 hrs per week
Location: COTP campus, in Lagossette, Haiti (located near Cap-Haitien and Milot)

Position Summary: The HR Assistant is responsible for developing and implementing HR strategies and initiatives aligned with the overall Organizational Culture and Policies, which will be done in conjunction with the Haiti Operations Team.

Expectations: The Haiti HR Assistant is expected to know the COTP Employee Policy and any other policies (including Child Care Policy) and make every effort to make sure it is adhered to in Haiti. They also need to know the Code Du Travail and make sure that COTP is complying with Haiti Labor laws. The HR Assistant should demonstrate compassion for the employees, great attention to detail, and complete all HR related tasks in a timely manner. HR Assistant is expected to operate in a professional manner that reflects the Organizational values and cultural beliefs, as well as being present on campus during set work hours.

Position Duties and Responsibilities:

1. Ensure compliance with all Code du Travail employment laws when hiring, employing and dismissing personnel, including employment mandates related to payroll taxes, working with the National Director.
2. Collaborate with the National Director to maintain a set of policies and procedures for managing COTP employees, ensuring that they are reviewed, updated and presented to staff annually.
3. Assist in the recruitment process in order to ensure the process yields skilled individuals who are suitable for the positions they occupy and are committed to the goals, values and objectives of the organization. This process must include consistent and adequate background and reference checks.
4. Ensure that new employees are provided:
a. Clear, current job descriptions (this can be written or verbal)
b. Comprehensive orientation provided by the new employees’ supervisor
c. Resources they need to produce quality work
5. Work with National Director and Finance personnel to make sure compensation philosophy is reflected in all pay, balancing internal equity using COTP Salary Grid.
6. Ensuring that formal performance evaluations are performed annually by supervisors using the standardized COTP performance evaluation forms.
7. Collaborate with the National Director on Haiti employment contracts in conjunction with the Haiti Finance Office.
8. Encouraging Employee’s positive mutual relationships and attitudes through:
a. The practice of the “ Behavioral Practice and Culture Card” of COTP
b. Positive Conflict Resolution
c. Help in bridging management and employee relations by addressing demands, grievances or other issues
d. Pray with and for the employees

Poste: Temps plein, 40 heures par semaine
Lieu: campus COTP, à Lagossette, Haïti (situé près de Cap-Haïtien et Milot)

Résumé du poste: L’Assistant en RH est responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre de stratégies et d'initiatives en matière de RH alignées sur la culture et les politiques organisationnelles globales, ce qui sera fait en collaboration avec l'équipe des opérations en Haïti.

Attentes: L’assistant des ressources humaines d'Haïti doit connaître les manuels de Philosophie des employés de la COTP et toute autre manuels à l’usage sur les politiques de fonctionnement de l’institution (y compris la philosophie de garde d'enfants) et à faire tous les efforts pour s'assurer qu'elle sont respectée en Haïti. Ils doivent également connaître le Code du Travail et s'assurer que la COTP respecte les lois du travail d'Haïti. L’assistant des ressources humaines doit faire preuve de compassion envers les employés, faire preuve d'une grande attention aux détails et effectuer toutes les tâches liées aux RH en temps opportun. L’ARH doit pouvoir démontrer une professionalisme qui reflète les valeurs organisationnelles et les croyances culturelles de l’organisation tout en étant présent sur le campus pendant les heures de travail définies.

Fonctions et responsabilités du poste:

1. Veiller au respect de toutes les lois du Code du travail en matière d'embauche et de révocation de personnel, y compris les mandats d'emploi liés aux charges sociales, en collaboration avec le directeur national.
2. Collaborer avec le directeur national pour maintenir un ensemble de politiques et de procédures de gestion des employés de la COTP, en veillant à ce qu'elles soient examinées, mises à jour et présentées au personnel chaque année.
3. Aider au processus de recrutement afin d'assurer que le processus permet le recrutement de personnes qualifiées aux postes qu'elles occupent et qu’ils soient ceux attachées aux buts, valeurs et objectifs prônés par l'organisation. Ce processus doit comprendre vérifications des antécédents et des références cohérentes et adéquates.
4. S’assurer que les orientation suivant soient fournis aux nouveaux employés, soient celles-ci :
a. Des descriptions de poste claires et récentes (écrites ou verbales)
b. Faire en sorte que l’orientation claire et complète du superviseur soit fournie aux nouveaux employés.
c. Que les ressources dont ils ont besoin sont disponibles pour produire un travail de qualité.
5. Travaille avec le directeur national et le personnel des finances pour s’assurer que la philosophie de rémunération se reflète dans tous les paiement de salaires, en s’assurant d’une équité balancé des fonds internes à l'aide de la grille salariale de la COTP.
6. Veiller à ce que les évaluations formelles de performance soient effectuées annuellement par les superviseurs à l'aide des formulaires normalisés d'évaluation de performance de la COTP.
7. Collaborer avec le directeur national sur les contrats de travail en Haïti en collaboration avec le bureau des finances en Haïti.
8. Encourager la bonne relation interpersonnelle et les bonnes attitudes mutuelles entre les employés à travers:
a. La mise en pratique des valeurs et des comportements sur la Carte « Culture Des Valeurs et Des Comportement de la COTP »
b. La résolution positive des conflits.
c. Aidez à établir la gestion des conflits et les bonnes relations entre les employés en aidant à traiter les demandes, les complaintes ou d'autres problèmes.
d. Priez avec et pour les employés

Job Qualifications:

Position Skills and Qualifications:
Education: Degree in Administration, HR Specialization is preferred. Any additional experience or certificates in management.
Experience: At least 3 years in managing people and/or working in Human Resources.
Competencies:
-Ability to manage people
-Strong interpersonal skills
-Strong communication skills
-Exemplary Character and Integrity

* Knowledge of Google Drive cloud storage and knowledge of FileMaker Pro software is an asset.
Faith: Clearly expresses and demonstrates a lifestyle of living out their faith in Jesus Christ as their Savior. Must demonstrate a heart and a calling to the ministry of orphans and families in need
Language: Fluent and a strong communicator in written and spoken Creole and English. Fluency in French is necessary due to understanding and reading legal documents.
Accountable to: National Director

Hours: 8:30 - 4h

Compétences et qualifications pour le poste:
● Éducation: Diplôme en administration, Une spécialisation en Ressources Humaines est de haute preference. Toute expérience ou certificat supplémentaire en gestion.
● Expérience: Minimum 3 ans d'expérience en gestion de personnel et / ou de travail en Ressources Humaines.
● Compétences:
○ Capacité de gestion des ressources humaines.
○ Excellentes compétences en relations interpersonnelles
○ Solides compétences en communication
○ Caractère exemplaire et visible intégrité

*Savoir utiliser l’espace stockage cloud de Google Drive et une connaissance sur le Logiciel FileMaker Pro sont des atouts.

● Foi: Doit exprimer et démontrer clairement un style de vie qui reflète les valeurs de la foi chrétienne de manière consistante, ayant confessé ultérieurement sa foi en Jésus-Christ comme son Sauveur et seigneur.
Doit faire preuve d'un cœur et d'un appel au ministère auprès des orphelins et des familles vulnérables.
● Langue: Être capable de communiquer en créole et en anglais écrit et parlé de manière Courante et forte. Avoir la maîtrise du français est nécessaire en raison de la compréhension et de la lecture des documents juridiques.
Redevable au: Directeur National

Heures: 8h30 - 4h