Supply Chain Manager, WVI Haiti and Dominican Republic (1 Position for Port-au-Prince) at World Vision International-Haiti

Job Description:

Business Requirements :

• Develop Functional Strategy aligning to GSCM Strategy and RO priorities, in coordination with other Departmental and Haiti & DR NO Strategy;
• Review and finalize Annual Business Plans;
• Proactively engage with suppliers, partners, local authorities, other NGOs,clusters and stakeholders to ensure good coordination and adequate information sharing, address common concerns/problems and seek solutions.
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Exigences opérationnelles :

• Élaborer une stratégie fonctionnelle qui s’harmonise à la stratégie du GSCM et aux priorités du Bureau Régional, en coordination avec les autres départements et avec la stratégie d'Haïti et de la République Dominicaine ;
• Examiner et finaliser les plans d’activités annuelles ;
• S'engager de manière proactive avec les fournisseurs, les partenaires, les autorités locales, les autres ONG, les groupements et les parties prenantes afin d'assurer une bonne coordination et un partage d'informations adéquat, de traiter les préoccupations/problèmes communs et de rechercher des solutions.

Planning :

• Represent the SCM function on NO Strategic Planning & Annual Business Planning process
• Represent the SCM Function in project designs and engage in GAM meetings, Partner-Sub-Grantee Meeting sensuring SC Misengaged early enough to allow professional input during planning stage.
• Prepare Procurement planning guidelines for both Haiti & DR align with Global Guidelines and Planning Calendar and socialize them with all Stakeholders.
• Ensure Annual Procurement Plans are quarterly reviewed with Finance and Operation, and update the Sourcing Plans accordingly.
• Review the procurement planning and prepare Consolidated Annual Procurement Plan to socialize with NO Management & RSCM and develop the Sourcing Strategy.

Planification :
• Représenter la fonction SCM dans le processus de planification stratégique et de planification annuelle des activités du bureau national
• Représenter la fonction SCM dans la conception des projets et engager dans les réunions GAM, réunions partenaires - sous-bénéficiaires Assurant SCM est engagé suffisamment tôt pour permettre une contribution professionnelle pendant la phase de planification ;
• Préparer les directives de planification des achats alignées sur Global Lignes directrices et calendrier de planification et socialisez-les avec toutes les parties prenantes ;
• Examiner la planification des achats et préparer Plan d'approvisionnement annuel consolidé pour socialiser avec Gestion du bureau national et RSCM et développement de l'approvisionnement Stratégie ;
• Veiller à ce que les plans annuels d'approvisionnement soient révisés trimestriellement avec Finance and Opération, et mettre à jour les plans d'approvisionnement en conséquence ;
• Examiner les documents de soumission du Comité d'approvisionnement pour s'assurer de leur exhaustivité afin de permettre un processus décisionnel éclairé ;
• S'assurer que le processus d'approvisionnement stratégique et les contrôles connexes sont inclus dans les outils d'évaluation des partenaires / sous-bénéficiaires pour évaluation.
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• Strategic Sourcing :
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• Determine the requirement for the Category,Market and Incumbent Supplier based on the Spend Analysis and Annual Procurement Plans;
• Execute the reviewed and approved Sourcing Strategy;
• Develop the Market Assessment and Supplier Pre-Qualification process based on the global polices and process;
• Develop the framework in managing the RFQ/RFP Process including baselines & price survey methodologies;
• Lead negotiations for the High Spend Categories and develop the negotiation strategies and contracting processes for other categories;
• Review Procurement Committee submission documents to ensure their comprehensiveness to allow an informed decision making process;
• Ensure that Strategic Sourcing process and related controls are included in the Partner / Sub-Grantee Assessment Tools for assessment.

Sourcing stratégique :
• Déterminer les besoins pour la catégorie, le marché et le fournisseur titulaire en fonction de l'analyse des dépenses et des plans d'approvisionnement annuels ;
• Exécuter la stratégie d'approvisionnement examinée et approuvée ;
• Développer le processus d'évaluation du marché et de pré-qualification des fournisseurs sur la base des politiques et processus mondiaux ;
• Développer le cadre de gestion du processus RFQ / RFP, y compris les bases de référence et les méthodologies d'enquête sur les prix ;
• Diriger les négociations pour les catégories de dépenses élevées et élaborer les stratégies de négociation et les processus de passation de marchés pour les autres catégories.
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Supplier Contract and Relationship Management:
• Vet (through in-country legal) and finalize, Global Standard contracts for NO use;
• Draft & review supplier contracts for those categories where the vetted global standard contract format is not applicable and reviews supplier recommended changes;
• Ensure that Key Performance Indicators (KPIs) are embedded for all Strategically Sourced contracts and managed;
• Resolve contract-related issues and improve T&C in contracts and the contracting process;
• Develop supplier onboarding process and supplier relationship management framework including the communication guidelines & Supplier continuous improvement plan.

Gestion des contrats et des relations avec les fournisseurs :

• Vétérinaire (par le biais de la législation nationale) et finaliser les contrats Global Standard pour AUCUNE utilisation ;
• Rédiger et réviser les contrats des fournisseurs pour ces catégories où le format de contrat standard mondial approuvé n'est pas applicable et examine les modifications recommandées par le fournisseur ;
• Assurez-vous que les indicateurs de performance clés (KPI) sont intégré pour tous les contrats stratégiques et géré ;
• Résoudre les problèmes liés aux contrats et améliorer les conditions générales des contrats et le processus de passation des marchés ;
• Développer le processus d'intégration des fournisseurs et le cadre de gestion des relations avec les fournisseurs, y compris les directives de communication et le plan d'amélioration continue des fournisseurs.
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Procurement Execution :
• Ensure all orphaned PRs waiting to be sourced are assigned to the appropriate staff and are actioned in a timely manner;
• Follow Procurement Polices and guidelines in Supplier Award decisions under the applicable three hold and ensure periodic review mechanism is place of the Buyers' supplier award decisions;
• Ensure that all gaps are identified relating to the procurement execution (Process, system usage, disputes etc.) and update / resolve them on a timely manner.

Exécution de l'approvisionnement :
• Veiller à ce que tous les RP orphelins en attente de recherche soient affectés au personnel approprié et soient traités en temps opportun ;
• Suivez les politiques d'approvisionnement et les directives dans les décisions d'attribution des fournisseurs sous le seuil applicable et assurez-vous que le mécanisme d'examen périodique est le lieu des décisions d'attribution des fournisseurs des acheteurs ;
• S'assurer que toutes les lacunes sont identifiées concernant l'exécution de l'approvisionnement (processus, utilisation du système, litiges, etc.) et les mettre à jour / les résoudre en temps opportun.

Data Management, Analysis and Reporting:
• Develop, track, and evaluate procurement metrics including areas of spend analytics, procure-to-pay process, operational efficiencies, and supplier performance to drive procurement strategy development and implementation;
• Design and communicate SCM KPI dashboard to management;
• Conduct regular meeting with staff on KPIs to identify areas for improvement.
• Monitor sourcing projects progress and produce sourcing status reports to management;
• Ensure that Master Data management process is built on global guidelines, ensuring the acceptancy and completeness.

Gestion, analyse et rapports des données :
• Développer, suivre et évaluer les mesures d'approvisionnement, y compris les domaines de l'analyse des dépenses, le processus d'approvisionnement à payer, l'efficacité opérationnelle et la performance des fournisseurs pour piloter le développement et la mise en œuvre de la stratégie d'approvisionnement ;
• Concevez et communiquez le tableau de bord SCM KPI à la direction ;
• Organiser des réunions régulières avec le personnel sur les indicateurs de performance clés pour identifier les domaines à améliorer ;
• Surveiller l'avancement des projets d'approvisionnement et produire des rapports d'étape sur l'approvisionnement à la direction ;
• Assurez-vous que le processus de gestion des données de base repose sur des directives mondiales, garantissant l'acceptation et l'exhaustivité.

Process, Procedure and Policy :
• Understand, interpret and analyze the global policies, processes and guidelines for better adoption at NO level and manage Exception Approval process;
• Drive the policy, process and guidelines implementation plan, defining roles & responsibilities and owners for each step in the SCM process;
• Ensure regularly reviews are done on the procurement policies, processes and guidelines (Source to pay (S2P), logistical, warehousing) to ensure their effectiveness and applicability and advise Regional and Global SCM Teams for possible change and for improvement;
• Advise National Offices on the acquisition and use of 3 PLs and 4PLs and application off NCOTERMS;
• Ensure adherence of SCM Policies, procedures and documentation to ensure compliance with WVI & donor regulations of the implementing Partners/Sub-Grantee are being evaluated under Partner /Sub-Grantee Assessment stage and captured them under capacity development plans.

Processus, procédure et politique
• Comprendre, interpréter et analyser les politiques, processus et directives mondiaux pour une meilleure adoption au niveau NO et gérer le processus d'approbation des exceptions;
• Piloter le plan de mise en œuvre de la politique, du processus et des directives, en définissant les rôles et responsabilités et les propriétaires pour chaque étape du processus SCM;
• S'assurer que des examens réguliers sont effectués sur les politiques, processus et directives d'approvisionnement (Source to pay (S2P), logistique, entreposage) pour assurer leur efficacité et leur applicabilité et conseiller les équipes régionales et mondiales de GCA pour d'éventuels changements et / ou améliorations ;
• Conseiller les bureaux nationaux sur l'acquisition et l'utilisation des 3PL et 4PL et l'application des INCOTERMS ;
• Veiller au respect des politiques, procédures et documents SCM pour garantir la conformité avec les réglementations WVI et des bailleurs de fonds des partenaires / sous-concessionnaires chargés de la mise en œuvre qui sont en cours d'évaluation au stade de l'évaluation des partenaires / sous-bénéficiaires et les capturer dans les plans de développement des capacités.

Systems Development and Implementation :

• Maintain procedures and putting them into operation;
• Plan and execute testing and implementation of major systems;
• Ensure that databases meet user requirements;
• Liaise with programmers, applications/operational staff, IT project managers and other technical staff.

Développement et mise en œuvre de systèmes :
• Maintenir les procédures et les mettre en service ;
• Planifier et exécuter les tests et la mise en œuvre des principaux systèmes ;
• Assurez-vous que les bases de données répondent aux besoins des utilisateurs ;
• Assurer la liaison avec les programmeurs, les applications / le personnel opérationnel, les gestionnaires de projets informatiques et autres personnels techniques.

Control and Compliance :
• Assess criticality of the Risks identified related to SCM & Procurement and plot them in the Risk Pyramid;
• Develop the risk mitigation plans and embed them to the processes, SoPs and guidelines for implementation and regularly evaluate control measures;
• Monitor adherence to control measures and compliance with WV supply chain policies and guidelines;
• Coordination with regulatory authorities for better understanding of the requirements and guide SCM Unit to comply and monitor the implementation;
• Investigate reported cases breach of controls, frauds, non- compliance, misappropriation of WV funds and assets related to SCM and take corrective measure as per the established NO framework;
• Conduct root cause analysis for external and internal audit findings, prepare respond and the implementation plan and monitor;
• Ensure SCM Policies, procedures and internal control system is strong enough to safeguard WV funds and authorities allocated to Partners and Sub-Grantees under the partnering arrangement. Any gaps should be captured at Partner / Sub-Grantee Assessment stage and build onto capacity development plans.

Contrôle et conformité :
• Évaluer la criticité des risques identifiés liés à la SCM et à l'approvisionnement et les représenter dans la pyramide des risques ;
• Développer les plans d'atténuation des risques et les intégrer aux processus, SoPs et directives de mise en œuvre et évaluer régulièrement les mesures de contrôle ;
• Surveiller le respect des mesures de contrôle et la conformité aux politiques et directives de la chaîne d'approvisionnement de VM ;
• Coordination avec les autorités réglementaires pour une meilleure compréhension des exigences et guider l'unité SCM pour se conformer et suivre la mise en œuvre ;
• Enquêter sur les cas signalés de violation des contrôles, de fraudes, de non-conformité, de détournement de fonds de VM et d'actifs liés à S.C.M et prendre des mesures correctives conformément au cadre NO établi ;
• Mener une analyse des causes profondes de l'audit externe et interne conclusions, préparer la réponse et le plan de mise en œuvre et suivre ;
• Veiller à ce que les politiques, procédures et système de contrôle interne de SCM soient suffisamment solides pour protéger les fonds et autorisations de VM attribués aux partenaires et sous-bénéficiaires dans le cadre de l'accord de partenariat. Toutes les lacunes doivent être saisies au stade de l'évaluation des partenaires / sous-bénéficiaires et s'appuyer sur les plans de développement des capacités.

Leadership and Coaching
• Provide leadership to Supply Chain Unit to ensure Our Promise strategy is embedded in the Unit’s annual objective and day-to-day work;
• Manage the performance of direct reports through performance reviews,frequent conversations and other method as appropriate. Be courageous in providing coaching or feedback for continuous performance improvement;
• Ensure that all Supply Chain staff members understand Procurement Policies,Processes,and Systems;
• Plan and coordinate departmental meetings to review status of tasks and update Senior Management Team on the progress of the departments’ functions.
• Lead monthly appropriate review meeting to address open procurement issues/performance and provide solution.

Leadership et coaching :
• Assurer le leadership du service de la chaîne d’approvisionnement pour s’assurer que notre stratégie Promesse est intégrée à l’objectif annuel et au travail quotidien du service ;
• Gérez les performances des subordonnés directs par le biais d'examens des performances, de conversations fréquentes et d'autres méthodes, le cas échéant. Soyez courageux en fournissant du coaching ou de la rétroaction pour l'amélioration continue des performances ;
• Assurez-vous que tous les membres du personnel de la chaîne d'approvisionnement comprennent les politiques, les processus et les systèmes d'approvisionnement ;
• Planifier et coordonner les réunions ministérielles pour examiner l’état des tâches et informer l’équipe de direction de l’avancement des fonctions des départements ;
• Diriger une réunion d'examen mensuelle appropriée pour aborder les problèmes / performances en matière d'approvisionnement en suspens et fournir une solution.
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Training and Capacity Building

• Coordinate, participate in, and/or train staff from Supply Chain and other WVI Departments on WVI Procurement Policies, Processes, and Systems;
• Develop Partners' / Sub-Grantees' capacity assessment and capacity building framework / guidelines are developed, leveraging the most recent regulatory best practices;
• Train the SCM Team and other internal stakeholder in using the framework for capacity assessment and developing capacity building plans for Partners / Sub- Grantees;
• Ensure the capacity building plans are implemented, monitored and take corrective measures for identified gaps/ deviations.

Formation et renforcement des capacités :
• Coordonner, participer et / ou former le personnel de la chaîne d'approvisionnement et d'autres départements de WVI sur les politiques, processus et systèmes d'approvisionnement de WVI ;
• Élaborer un cadre / lignes directrices pour l'évaluation des capacités des partenaires / sous-bénéficiaires et le renforcement des capacités, en s'appuyant sur les meilleures pratiques réglementaires les plus récentes ;
• Former l'équipe SCM et les autres parties prenantes internes à l'utilisation du cadre d'évaluation des capacités et à l'élaboration de plans de renforcement des capacités pour les partenaires / sous-bénéficiaires ;
• S'assurer que les plans de renforcement des capacités sont mis en œuvre, suivis et prendre des mesures correctives pour les lacunes identifies / écarts.

Job Qualifications:

KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES
• University Degree in Supply Chain Management, Procurement, Engineering, or Business Administration, or equivalent professional qualification (advanced CIPS).
• A minimum of five (5) years of progressively responsible experience in procurement, contracts management, contracts administration and/or logistics, of which three (3) years of experience directly related to first-hand procurement and/or contracting is required.
• At least 5 years of experience in managing staff
• High fluency in written and spoken English, Spanish and French

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS
• Diplôme universitaire en gestion de la chaîne d'approvisionnement, approvisionnement, ingénierie ou affaires Administration, ou qualification professionnelle équivalente (CIPS avancé)
• Un minimum de cinq (5) années d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans le domaine des achats, gestion des contrats, administration des contrats et / ou logistique, dont trois (3) années d'expérience directement liées à l'approvisionnement de première main et / ou à la passation de marchés sont requises.
• Au moins 5 ans d'expérience dans la gestion du personnel

Work Environment

• The position requires ability and willingness to travel domestically and internationally up to 30% of the time.

Environnement de travail

• Le poste requiert la capacité et la volonté de voyager au pays et à l'étranger jusqu'à 30% du temps.

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N.B.-: The position is based in Port-au-Prince
La position est basée à Port-au-Prince

You can visit our Careers Site (https://careers.wvi.org/) for more information on the position and apply online for this position

N.B.- After this date the position will no longer be available on our Site.

NB: World Vision International is a Christian humanitarian aid, development and international cooperation organization dedicated to helping children, families and communities overcome poverty and injustice. Drawing on lessons learned from local programs in more than 60 countries, World Vision is committed to ending all forms of violence against children in its new global campaign. Therefore, any application form entails a commitment to respect the child protection policy adopted by the institution. #Eliminate violence.

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Vous pouvez visiter notre Site de Carrière (https://careers.wvi.org/) pour avoir de plus amples informations sur la position et appliquer en ligne pour cette position jusqu'au 19 Janvier 2021.

N.B.- Après cette date la position ne sera plus disponible sur notre Site.

NB: World Vision International est une organisation chrétienne d’aide humanitaire, de développement et de coopération internationale qui se consacre à aider les enfants, les familles et les collectivités à surmonter la pauvreté et l’injustice. Forte des enseignements tirés de programmes locaux dans plus de 60 pays, World Vision s’engage, dans sa nouvelle campagne mondiale, à mettre fin à toute forme de violence contre les enfants. Par conséquent tout acte de candidature emporte engagement à respecter la politique de protection de l’enfant adoptée par l’institution. #Eliminerlaviolence.